Urenschrijven: van Excelmonster naar werkplezier

05-04-2019

Geschreven door
Precentor - Maarten Schouten

En dan nu weer een mooie casus uit Deventer. Want in die oude stad langs de IJssel bruist het van ondernemerszin. En waar bedrijven groeien en bloeien is er ook behoefte aan zakelijke dienstverlening. En aan een goed advies. Van Oldeniel Bedrijfs- en Belastingadviseurs is er maar druk mee. Precentor mocht meedenken over talenten inzetten en valkuilen vermijden op het gebied van project- en urenadministratie.

Het was ronduit indrukwekkend wat men gemaakt had in Microsoft Excel. Sjablonen, formules en een heuse workflow. Ook weer niet vreemd als je bedenkt dat je met een team financiële specialisten te maken hebt. Want Excel is voor hen als een Zwitsers zakmes. Van berekenen tot extrapoleren, van visualiseren tot analyseren. Wat wil je nog meer? Toch bleek hier juist een nadeel te zitten: je bent met z'n allen veel tijd kwijt in het bouwen en onderhouden van je project- en urenapplicatie. En die tijd wil je natuurlijk liever aan je klanten besteden!

Na een interview met enkele managers en gebruikers bij Van Oldeniel en een doorlichting van de huidige Excelapplicatie kreeg Precentor de essentiële benodigdheden in beeld. Na een verkenning, evaluatie en demonstratie viel de keuze van de directie unaniem op TimeChimp. Het gebruiksgemak en de koppeling naar de financiële administratie waren doorslaggevende factoren.

Het voeren van een project- en urenadministratie blijkt algauw complexer dan je zou denken. Aan de medewerkerskant heb je te maken met loon- en verlof, inhuur van freelancers, partners. En dat weer gekoppeld aan werktijden, roosters en specialisaties. Ook aan de opdrachtgeverskant zijn er allerlei aspecten. De ene keer is er een tarief afgesproken voor een project, een andere keer voor een bepaalde activiteit of specialist. Verder moeten uiteraard de budgetten en termijnen bewaakt kunnen worden.

TimeChimp bleek alle functies te bezitten om deze processen vast te leggen. Vanuit de rollen medewerker, projectmanager en beheerder kunnen de afspraken nageleefd en activiteiten gecontroleerd worden. En dat terwijl de applicatie er voor de gebruiker er toch eenvoudig uitziet.

De implementatietijd van TimeChimp was tenslotte erg kort. Dit kwam o.a. door functies om klanten en projecten te importeren. En omdat er behalve de webapplicatie er een app voor elk device beschikbaar is. Een introductie mail naar alle collega's, een korte instructie en het registreren kon beginnen!

Onze projectadministratie is nu geen zorg meer!
Erwin van der Wal, mede-eigenaar

Van Oldeniel bedrijfs- en belastingadviseurs

Meer info: vanoldeniel.eu