Meesterlijk offreren

15-07-2021

Geschreven door
Precentor - Maarten Schouten

Het begrip grootkeuken zegt ons in eerste instantie niet veel. Je denkt in ieder geval aan een “grote keuken”. Dat blijkt echter nog maar de helft van het verhaal te zijn. Want een keuken van een restaurant of horecaopleiding is in alle opzichten anders dan de gezellige optrekjes bij ons thuis. We kwamen in contact met een bedrijf die in dit soort keukens meester is.

Meesterkeukens bedient vanuit verschillende vestigingen haar klanten. Aanvragen gaan vaak over ontwerp en nieuwbouw. Maar ook service en onderhoud is een belangrijke pijler. De oplossing bestaat voor een deel uit maatwerk, gecombineerd met professionele keukenapparatuur. Aanvragers ontvangen van Meesterkeukens een gespecificeerde offerte. Daarin staan een omschrijving van de opdracht, uitgebreide specificaties, een afbeelding per apparaat en een calculatie. Al met al een heel pakket. Dat doen ze bij Meesterkeukens graag, maar dat is met veel aanvragen ook heel veel werk.

Precentor kreeg de opdracht om dit stukje van het bedrijfsproces onder de loep te nemen. Daarbij waren er een aantal duidelijke wensen:

1. het delen van offertes en statussen met het hele team
2. een actueel overzicht van de openstaande offertes
3. het zo efficiënt mogelijk genereren van offertes zonder in te boeten op de kwaliteit

Met SnelStart inControle, Microsoft Word en wat tools blijkt dit perfect te kunnen! SnelStart heeft natuurlijk een offerte functie. Wat minder bekend is, is dat je deze offertes ook prachtig kunt volgen met de module Verkooporderbeheer. Met het goed afstemmen van kenmerken en het juist instellen van het filter kun je de actieve en passieve verkoop van elkaar scheiden. Ook het archiveren van oude offertes of verschillende versies is geen probleem. Zelfs het onderscheiden van verschillende marktsegmenten is heel goed mogelijk.

Hier komt wel gelijk een dilemma om de hoek kijken. Want het offerte document wat SnelStart genereerd heeft een beperkte artikelomschrijving en geen zaken als voorpagina, product afbeeldingen en een eindpagina. Zou je ondanks de voordelen van hierboven dan toch afscheid moeten nemen van SnelStart als offerteprogramma? Dat was gelukkig niet nodig! Het bleek mogelijk om de krachten van SnelStart en Word te bundelen. De calculatie wordt nog steeds in SnelStart gemaakt. Hiermee wordt er tegelijk ook een uniek offertenummer gegeneerd en zijn de offerte en de klant in beeld bij het verkoopteam. Vervolgens is er per gebruikte artikelcode een Word sjabloon met afbeeldingen en specificaties beschikbaar. Een extra tool genereerd in één keer een Word document met een gepersonaliseerd voorblad, specificatie met artikel, calculatie afkomstig uit SnelStart en een eindblad. Offertes van 40 kantjes zijn op deze manier zo klaar. Is de offerte eenmaal in Word dan is het verzenden naar de klant via email of post kinderspel.

Dit is precies wat we nodig hebben!
Gerard Buist, directeur

Meesterkeukens B.V.

Meer info: www.meesterkeukens.nl