Maatwerk en continuïteit voor de grootste fotoplakker van Nederland

14-02-2018

Geschreven door
Precentor - Maarten Schouten

Hoe moeilijk is het om een foto op te hangen? Het antwoord is: heel moeilijk. Zo moeilijk dat kunstenaars en fotografen dat uitbesteden aan Bootsma Technologies. Want een kunstwerk of foto dat voor tienduizenden euro’s van eigenaar verwisseld moet ook helemaal perfect worden geplakt, ingelijst en opgehangen. Precies dat is het specialisme  van Bootsma.

De bedrijfsprocessen van Bootsma waren overzichtelijk en goed ingericht. Toch stond Bootsma voor een uitdaging. De ondersteuning van hun huidige bedrijfssoftware ging stoppen. Ook konden ze door de verouderde technologie niet migreren naar de nieuwe Windows versie. Dan moet er in het belang van de continuïteit wat gebeuren.

De opdracht aan Precentor was eenvoudig: 1) Zet alles over op nieuwe software waarvan de ondersteuning goed is geregeld. 2) Zorg ervoor dat onze bedrijfsprocessen niet stil liggen tijdens de migratie en 3) draag voldoende kennis over zodat onze medewerkers zelf de administratie kunnen doen en orders kunnen verwerken. De keuze viel op SnelStart inControle.

Na een eerste inventarisatie leek de inrichting van het oude pakket behoorlijk standaard. Toch zat er in dat systeem ook een stuk maatwerk. Om de kostprijs van een order te bepalen werd er behalve met aantallen en materialen ook gerekend met maten. Dit kon binnen SnelStart opgelost worden met de functie hoeveelheidsbepaling.

De transitie van de gegevens van het oude naar het nieuwe systeem ging -mede dankzij de VBscript ondersteuning in de importmodule van SnelStart- erg succesvol. Behalve de standaardgegevens zoals klantnummers, adressen, artikelen en prijzen konden ook de meer specifieke gegevens overgezet worden zoals artikelomzetgroepen, prijsafspraken en voorraadinstellingen. En uiteraard komt na een goede migratie de eindbalans van het oude pakket overeen met de beginbalans van SnelStart.

Terwijl we nog bezig waren merkten klanten al dat de offertes en orderbevestigingen een nieuwe layout hadden gekregen. Een klant uit Amsterdam dacht dat “de automatisering nu ook aan het doordringen was in het Oosten”. Daar krijgen ze uiteraard van terug!

In 2 dagen een heel pakket overzetten, een wereldprestatie!

Harry Dreuning, financieel directeur

Bootsma Technologies

Meer info: www.bootsma-tech.nl